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专硕系列讲座丨先进企业的会议管理和职场高效工作

 

20191110日上午9:00-12:00,亚博vip经济管理学院邀请了重庆长安汽车股份有限公司战略规划部项目总监——安建军先生为亚博APP手机版经管专硕学生作《先进企业的会议管理和职场高效工作》专题讲座,亚博vip经管学院专硕中心的宋美霞老师接待并与学生们共同聆听,此次讲座由亚博APP手机版教育中心主任陈朝阳主持。

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安建军先生1982年毕业于河北工学院机械制造及其自动化专业,曾经在美国和香港等地、清华大学和中欧国际工商学院等机构以及长安汽车内部接受过大量专业的管理培训并成功向实践转化。安建军先生持续二十余年里历经企业技术员、组长、副处长、车间主任等一直到总经理各层级的锻炼,对大规模企业的人力资源管理、高效运营、市场营销等方面都具有深刻独到的见解。此次讲座,安建军先生从会议管理中可能存在的问题、会议类别及问题的分析以及如何对会议设计与管理进行优化三个方面分别为同学们做了精彩的演讲。

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讲座伊始,安建军先生从区块链、海量数据话题开场,再结合长安汽车的具体实践,向同学们讲述了数据、市场、企业管理的重要性。根据专硕学生的对管理方面知识的广度需求及工作特性,安建军先生选择了不分职业、不分领域,都很有必要学习的会议管理与高效工作主题进行讲述。他指出,会议是多人进行沟通、研究、议事的途径,通过会议可以发现、甄别原有决议中是否存在错误,也可以通过会议接受、学习和推动实践某一决议,会议的存在很有必要;之所以有人会对开会抱有消极态度,主要原因有二:会议与自己工作的关联太少以及会议对自己的学习提升没有价值。

紧接上述的消极行为,安建军先生首先谈到了会议管理中可能存在的各种问题,详细分为低级、中等和高级问题。

针对低级问题,安先生指出,现有的企业常常使用APP监督员工的到场时间来管理迟到问题,通过静音和开场前手机集中存放来减少电话铃声的干扰,通过会议主讲人或最高长官的干预来对会议中存在的不集中行为进行管理。

而对于中等问题,安先生做了更为详细的介绍,他指出,会议开始之前,需要从上到下一层层快速安排来解决无序的问题;单位各层会议需要一整套完整的规则,也要舍得在工作计划上花时间;为了避免会议的时间安排过于无序和凌乱,还应该在会议安排前对领导骨干的工作计划有系统的事先的了解;会议的参与人员应能高则不低,人数应能少则不多,这样才能更大程度上合理利用人力资源。针对会议开展的安排,安先生指出会议的时间要安排的紧凑一些,要给员工留出弹性部分用于自己安排工作;会议的纪要也要精准,主要可分为会议总要求的介绍和分解到各部门的任务,这样更方便会议成果的落实。

对于会议管理中可能出现的高级问题,安先生提到,会议的开展需要有存在分歧的几种方案,会议需要听到不同的声音,需要各种独立的思考和评审,而不是简单的某一部门一家独大;为了避免议而不决,会议开展之前也需要事前汇报和商讨,避免多次会议无果造成的效率低下;而针对决而不行这一问题,安先生指出,决策制定后要有其他系统及时进行督办;也同时需要有抓大放小的觉悟,要事优先,不能虚无浪费主要领导骨干的时间和精力,能更好地提高工作效率。

随后,安先生从不同角度向在场学生介绍了会议的主要类别,包括按性质分为研讨会、动员会、培训会等;按会议内容分为专题会、综合性会议和流水席会议;按规律性分为结构化和非结构化会议;按时间分为年度季度月度等;按类别分为公司级和部门级。这样的介绍使在场同学更加详细和深刻的了解了会议的类别。又从会议计划、会议设计、会议管理等多角度对会议进行阐述。安先生举例指出,在创意讨论会的选址上可以不局限于办公区,在陌生、新鲜的环境里可能更容易产生奇思妙想;当面讨论的会议比电话会议能更清楚的了解到发言人的表情和状态,沟通更加流畅,会议效果最好。

最后,针对上述对会议管理的问题和分析,安建军先生指出,可以通过设计会议地图来优化会议设计;会议设计要服从并支持公司的发展运营;要做好公司各层会议之间的衔接还有各种准备工作。

讲座过程中,安建军先生条理清晰,幽默风趣,不仅仅向同学们传递了理论,并同时列举工作中实际会遇到的情况进行分析,使得整个讲座内容更加生动、更易理解,引发同学们频频不断且热烈的掌声。

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在此,特别感谢重庆长安汽车股份有限公司战略规划部项目总监安建军先生的倾情演讲,安先生用一个个鲜活生动的案例,深入浅出地为在场学生诠释了会议的管理办法与职场高效工作的方法,这些理论与方法适用面很广,对于专硕的同学们未来的工作与实践将有重大指导意义。

 

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